Alors que la vente de cartes cadeaux et de bons cadeaux est une pratique de plus en plus habituelle pour les hôteliers, restaurateurs et autres prestataires de services, sa gestion comptable est cependant parfois plus confuse pour certains établissements. Comment les comptabiliser correctement ? La réponse dépend du type de bon vendu (usage unique ou usage multiple) et du moment où la TVA devient exigible. Voici un guide clair et pratique pour tout comprendre.
Différence entre bon à usage unique et bon à usage multiple
Avant de passer à la partie comptable, il est primordial de bien distinguer les deux typologies de bons cadeaux. Cette distinction détermine non seulement la façon de gérer la TVA, mais aussi la manière d’enregistrer la vente dans votre logiciel de caisse ou PMS.
Bon à usage unique
Le bon à usage unique correspond à une prestation définie dès l’achat : une nuit d’hôtel, un massage, un dîner gastronomique… Le taux de TVA applicable est connu au moment de la vente, car la nature du service est déjà déterminée.
Ainsi, le bon cadeau est traité comme une prestation classique, même si elle est réalisée plus tard.
Bon à usage multiple
La carte cadeau ou bon à usages multiples fonctionne différemment. Elle correspond à une valeur monétaire (par exemple 100 €) que le bénéficiaire pourra utiliser librement pour diverses prestations : hébergement, restauration, spa, ou produits dérivés. Dans ce cas, le taux de TVA n’est pas connu à l’émission du bon, car le service final n’est pas encore choisi.
La vente est donc considérée comme une acompte client.
Enregistrer et comptabiliser les ventes dans son système de caisse
La distinction entre ces deux types de bons influence directement la manière de les enregistrer dans votre logiciel de caisse ou votre PMS. Cette étape est cruciale pour assurer la conformité fiscale et la cohérence comptable de vos ventes.
Bon cadeau à usage unique
Avant toute chose, il est essentiel que dans votre système de caisse ou PMS, chacune de vos prestations concernées aient un article dédié (par exemple « massage d’une heure » ou « dîner pour deux »). La TVA correspondante devra ainsi être associée à chaque article. Pour en savoir plus sur les taux de TVA à affecter à chaque produit, découvrez nos articles sur les taux de TVA à appliquer pour votre hôtel et les taux de TVA à appliquer pour votre restaurant.
Voici donc le procédé lors de la vente d'un bon cadeau à usage unique :
- le montant est encaissé et enregistré comme une vente immédiate dans votre logiciel de caisse
- le montant du bon cadeau est intégré au chiffre d'affaires du jour
- la TVA est collectée et intégrée dans la déclaration du mois en cours
Au moment de l’utilisation, aucune écriture supplémentaire n’est nécessaire, car le chiffre d’affaires a déjà été reconnu et la TVA a déjà été reversée.
Bon cadeau à usage multiple
Dans le cas d’une vente d'une carte cadeau (bon cadeau à usage multiple) :
- le montant encaissé est enregistré comme un acompte client sur une prestation à consommer plus tard
- le montant n'est pas intégré au chiffre d'affaires du jour
- la TVA est mise à zéro
Lors de l’utilisation par le bénéficiaire :
- la prestation consommée est facturée normalement avec le bon taux de TVA
- le montant enregistré comme acompte lors de la vente de la carte cadeau est alors alors ajouté sur la facture du client bénéficiaire
- la carte cadeau devient donc un moyen de règlement
- le montant est intégré au chiffre d'affaires du jour
Conclusion
Vous l'avez compris, rigueur et précision sont essentielles pour comptabiliser comme il se doit une carte cadeau ou un bon cadeau. Une bonne connaissance des distinctions entre bon à usage unique et bon à usage multiple permet de simplifier les opérations et de s'y retrouver. En résumé, le bon à usage unique entraîne une reconnaissance immédiate du chiffre d’affaires et de la TVA, tandis que la carte cadeau (bon à usages multiples) s’enregistre comme une avance client jusqu’à sa consommation.
